Internkommunikation är en av de viktigaste nycklarna till att bygga starka organisationer. Med en väl fungerande kommunikation i organisationen kan du inte bara stärka organisationens kultur, utan också bidra till att uppnå viktiga affärsmål. Jag har identifierat några gemensamma framgångsfaktorer som kan göra stor skillnad i ditt arbete med internkommunikation. Här delar jag med mig av 7 konkreta tips som hjälper dig att lyckas med din internkommunikation.
1. Kliv fram utan att be om lov
En av de största utmaningarna för många som arbetar med internkommunikation är att få mandat och utrymme att göra sitt jobb ordentligt. Men vänta inte på att ledningen ska ge dej ett tydligt uppdrag eller att de ska inse värdet av internkommunikation. Kliva fram och bevisa värdet genom att leverera resultat! Sätt egna mål och visa hur internkommunikationen bidrar till att lösa organisationens viktiga problem. Genom att ta initiativet och bevisa värdet i praktiken kan du skapa förtroende och bygga upp det mandat du behöver för att göra skillnad.
2. Jobba aktivt med cheferna
Cheferna är en av de viktigaste kanalerna för internkommunikation. De har en direkt linje till sina medarbetare och kan påverka engagemanget på ett väldigt konkret sätt. Ett tips är att börja med de chefer som redan ser värdet av kommunikation och låta dem inspirera och dra med sig andra. På så sätt kan du långsamt bygga upp ett starkare kommunikationsnätverk genom organisationen.
3. Sätt tydliga mål och koppla dem till affärsmålen
Hur ska du visa resultat om du inte har tydliga mål att följa upp? Våga sätta mål som knyter an till affärsplanen och inte bara t ex hur väl enskilda kanaler eller kampanjer fungerar. Djupdyk i organisationens affärsplan och verksamhetsmål för att hitta var och hur internkommunikationen bäst kan skapa värde. Genom att tydligt koppla kommunikationen till organisationens prioriteringar får du större gehör och ökad möjlighet att prioritera rätt insatser.
4. Gör kommunikationssystem välkänt
Att ha bra kommunikationskanaler är viktigt, men ännu viktigare är att medarbetarna vet om att de finns och hur de ska användas. Om inte dina kanaler är välkända och välanvända, upplever många medarbetare ofta att kommunikationen är rörig eller otydlig. Genom att skapa ordning i kommunikationssystemet hjälper du medarbetarna att navigera i informationsflödet och hitta den information de behöver.
5. Identifiera alla dina olika målgrupper – inte bara medarbetare & chefer
Medarbetarna har olika behov och olika förutsättningar. Vissa har regelbunden tillgång till datorer och intranät, medan andra jobbar i miljöer där de kanske sällan har tillgång till digitala verktyg. Här måste du anpassa din kommunikation. Om digitala kanaler inte når alla, kan det vara en idé att tänka på mer traditionella kanaler som tryckta nyhetsbrev eller anslagstavlor. Alternativt kan du använda digitala skärmar eller sociala medier. Oftast handlar det om att chefen blir viktigare. Nyckeln är att känna dina målgrupper och deras kommunikationsbehov för att kunna anpassa och nå fram på bästa sätt.
6. Mer är inte bättre – tydligt är bättre
Vi lever i en tid av överflödig information, där det ofta känns som om mängden kommunikation är oändlig. Det är lätt att falla i fällan att tro att ”mer är bättre”. Men i internkommunikation gäller motsatsen – mindre är bättre. Det är viktigt att prioritera och säkerställa att den information du förmedlar är relevant och viktig för mottagaren. Fokusera på att hjälpa medarbetarna att förstå sammanhang och se de röda trådarna i kommunikationen. Genom att tydliggöra vad som verkligen är viktigt kan du minska ”bruset” och skapa mer effektiva kommunikationsflöden.
7. Samarbeta
Kommunikation är aldrig ett ensamarbete. För att lyckas med internkommunikation måste du samarbeta med andra funktioner som HR, ledningen, verksamhetsutveckling och it. Samarbete med HR är särskilt viktigt för att lyckas med chefernas kommunikation. Det gäller att integrera chefers kommunikation i ledarrollen. Att få med den som en naturlig del i ledarutbildningar där kommunikation får en central roll. Se till att växla upp samarbetet med HR från employer branding till ledarskap. Och se till att det är ett samarbete på riktigt, inte ett beställare och leverantör förhållande.
Internkommunikation är mer än att bara sprida information. Det handlar om att skapa dialog, engagemang och en tydlig koppling till verksamhetens mål. Genom att följa dessa 7 tips kan du inte bara förbättra din internkommunikation, utan också bidra till att bygga en starkare och mer framgångsrik organisation. Kom ihåg att organisationer byggs inifrån – och stark internkommunikation är en grundpelare i det bygget.
Det här och lite till pratade jag om i podden Entreprenörsdriv i avsnittet 7 tips för att lyckas med internkommunikation. Om du är nyfiken, så kan du lyssna på det här.
